Sprawdzanie kontrahenta pod kątem należytej staranności – weryfikacja nowego lub obecnego kontrahenta w celu dochowania należytej staranności.

Program dokonuje weryfikacji kontrahenta z uwzględnieniem między innymi wytycznych przedstawionych w dokumencie opublikowanym przez Ministerstwo Finansów „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”. Zgodnie z dokumentem, aby dochować należytej staranności podatnik powinien szczegółowo zweryfikować swojego kontrahenta i okoliczności transakcji z nim zawieranej zarówno na etapie rozpoczęcia współpracy, jak i w trakcie jej trwania.

Podczas transakcji należy ocenić wiarygodność każdego z kontrahentów. Sprawdzenie statusu podatnika VAT to nie wszystko. Ważne jest również np. sprawdzenie wpisu przedsiębiorcy w KRS lub CEiDG. W zależności od rodzaju podjętej transakcji w dalszej kolejności należy ustalić czy dany kontrahent posiada zezwolenia lub koncesje na prowadzenie swojej działalności, a także sprawdzić wirtualną siedzibę firmy. To tylko kilka z zadań. Ich lista jest długa, a ich wykonanie czasochłonne, ale i obowiązkowe, gdyż zapobiega obciążeniu sankcjami.

Program „DGCS System Należyta staranność” dokonuje niezbędnych czynności weryfikacyjnych kontrahenta. Użytkownik programu oszczędza czas, który musiałby poświęcić na wpisywanie danych kontrahenta w kilku systemach urzędowych. Pełna weryfikacja w jednym programie skraca ten czasochłonny proces do minimum. Z otrzymanych informacji tworzony jest raport. Dzięki programowi użytkownik ma pewność, że dochował należytej staranności w kontaktach biznesowych. Uzyskane informacje pozwalają na bezpieczne nawiązywanie i kontynuowanie relacji biznesowych, tak by uniknąć skutków ewentualnych oszustw i nadużyć podatkowych tych kontrahentów.

Sprawdzić kontrahenta pod kątem należytej staranności w programie DGCS System można:

– w bazie kontrahentów ( wybierając danego kontrahenta z listy)

– podczas dodawania nowego kontrahenta do bazy.

Dane potrzebne do stworzenia raportu:

-NIP kontrahenta;

-Etap współpracy (rozpoczęcie lub kontynuacja współpracy);

-Typ podmiotu – nieokreślony, osoba fizyczna (weryfikacja w CEiDG), osoba niefizyczna;

-Sprawdzane typy – określenie jak szeroki zakres weryfikacji ma być dokonany.

W zależności od tego jakiej weryfikacji chcemy dokonać do wyboru są:
-Kryteria formalne;

-Kryteria transakcyjne – ryzyko transakcyjne;

-Kryteria transakcyjne – ryzyko kontraktu.

Informacje automatycznie sprawdzane przez program w systemach Ministerstwa Finansów:
I. Kryteria formalne:
– Brak rejestracji kontrahenta w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG);
– Kontrahent nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny;
– W przypadku, jeżeli przedmiotem dostawy mają być towary, które uprzednio były objęte u dostawcy WNT – posiadanie statusu podatnika VAT UE.
II. Kryteria transakcyjne – wiarygodność dostawcy:
– Czy badany podmiot został zarejestrowany w przeciągu ostatnich 12 miesięcy?;
– Siedziba w biurze wirtualnym? 

Otrzymane informacje:

-Odpowiedzi do zapytań. Każdą odpowiedź można modyfikować oraz dodać do niej opis. Taki opis może być wpisany samodzielnie lub pobrany ze słownika. Słownik jest ogromną pomocą, gdyż podpowiadając objaśnienie przyspiesza użytkownikowi pracę;

-Obliczone ryzyko podjęcia transakcji w każdym z wybranych kryteriów;

-Wyniki weryfikacji przedstawione są w formie przejrzystego raportu wraz z osobną oceną ryzyka podatkowego dla każdego wybranego kryterium (m.in. wiarygodność dostawcy, ryzyko kontraktu, ryzyko transakcji, informacje od KAS);

-Zakładki dotyczące kryteriów transakcyjnych zawierają dla każdego kryterium wagę, za pomocą której przy liczeniu ryzyka można określić czy dane kryterium jest ważniejsze niż inne;

-W podsumowaniu wyliczona jest całościowa ocena ryzyka podatkowego podjęcia współpracy z danym kontrahentem.

Po dokonaniu końcowego obliczenia tworzony jest raport (certyfikat) zawierający analizę wszystkich otrzymanych informacji. Pozwala on na oszacowanie ryzyka podjęcia transakcji z danym kontrahentem. Dzięki niemu będziemy mieć ostateczną odpowiedź czy kontrahent jest wiarygodnym partnerem w biznesie. W przypadku kontroli urzędniczej raport będzie także potwierdzeniem, że dochowaliśmy należytej staranności podczas zawierania transakcji weryfikując kontrahenta według wytycznych Ministerstwa Finansów.